Opis stanowiska to podstawowe i niezbędne narzędzie zarządzania personelem w każdej organizacji. Wskazuje cel pracy, miejsce w strukturze organizacji, relacje z innymi pracownikami, zadania, odpowiedzialność, uprawnienia i kompetencje na poziomie pojedynczego stanowiska. Rzetelnie przygotowany, zatwierdzony przez przełożonych i zaakceptowany przez pracownika jest źródłem wielu korzyści.
Sytuacja nr 1
Niezadowolony klient informuje nas, że nie otrzymał na czas informacji o jaką prosił. Osoby związane z tematem uchylają się od odpowiedzialności. Winnych brak. Opisy stanowisk jasno powinny precyzować odpowiedzialność za realizację procesów w firmie. Dzięki temu nie ma sytuacji, w których zadanie nie ma właściciela.
Sytuacja nr 2
Pracownik pyta przełożonego o zgodę, niemal zawsze zanim podejmie decyzję. Jeśli ustalimy, jakie uprawnienia do podejmowania decyzji na stanowisku ma każdy pracownik, zwiększymy jego samodzielność a zarazem skłonimy do przejmowania odpowiedzialności za realizowane działania.
Sytuacja nr 3
Pracownik nagle zachorował i nie pojawił się w pracy. Nikt nie jest przygotowany do jego zastąpienia. Określając jednoznacznie w opisie stanowisk zastępców pracownika, przygotowujemy ich jednocześnie do przejęcia obowiązków kolegi. Dodatkowo nie ma chaosu organizacyjnego, ponieważ łatwo jest dotrzeć do informacji o tym kto kogo zastępuje.
Sytuacja nr 4
„Szefie, ale ja nie wiedziałem, że mam się też tym zajmować”. Unikniemy niedomówień i nieprzyjemnych sytuacji, jeśli przedstawimy na piśmie zadania i obowiązki pracownika a on sam złoży podpis na dokumencie.
Sytuacja nr 5
Uruchamiamy rekrutację nowego pracownika. Zamiast za każdym razem zastanawiać się co wpisać do ogłoszenia, sięgamy po opis stanowiska i wybieramy interesujące nas elementy.
Sytuacja nr 6
Nie wiemy jak ustalić szkolenia, które są potrzebne pracownikom. Opis stanowiska określa potrzebne kompetencje. Po dobraniu odpowiednich narzędzi do pomiaru tych kompetencji u pracownika, mamy zdefiniowane tzw. luki kompetencji i na ich podstawie określamy priorytety szkoleń.
Sytuacja nr 7
Mamy przygotować i przeprowadzić oceny okresowe pracowników. Dobrze przygotowany opis stanowiska powinien zawierać kryteria oceny oraz zadania za jakich realizację pracownik odpowiada. Wystarczy sięgnąć więc po opis stanowiska i zaadaptować go do kwestionariusza oceny.
Sytuacja nr 8
Jesteś nowym menedżerem w firmie. Masz zespół. Chciałbyś poznać podział zadań w ramach twojego zespołu. Opisy stanowisk są doskonałym narzędziem do wprowadzenia nowych osób do firmy i przyspieszenia okresu adaptacji związanego z poznaniem wnętrza organizacji.
Sytuacja nr 9
Pracownicy są zainteresowani awansem lub przejściem do innego działu, ale nie do końca wiedzą jakie są oczekiwania na wymarzonym stanowisku. Opisy umieszczone na dysku wspólnym lub w intranecie dostarczają informacji przydatnych w planowaniu kariery i rekrutacjach wewnętrznych.
Sytuacja nr 10
Pracownik rozpoczyna u nas pracę. Jeśli wręczymy nowemu pracownikowi w pierwszym dniu pracy opis jego stanowiska, odbierze z pewnością firmę, jako dobrze zorganizowaną, ponadto wzrośnie jego poczucie bezpieczeństwa, dzięki wiedzy o wymaganiach wobec jego osoby.
Opracowanie opisów stanowisk poprzedza wprowadzające przygotowanie merytoryczne, analiza stanowisk, ról i kompetencji w kontekście całej organizacji. Podjęcie tego wyzwania wymaga zaangażowania pracowników na różnych szczeblach, przygotowania ich do analiz i opisów oraz zebrania wszystkich danych w spójną dla organizacji całość. Jest więc, to ambitne zadanie, wymagające umiejętności zarządzania projektem, wprowadzenia i egzekwowania ustaleń. Warto jednak podjąć się tego trudu jednorazowo, by móc później wielokrotnie czerpać z tych zasobów w zarządzaniu personelem.
BONUS!
Informacje zawarte w opisie stanowiska – struktura w formie mapy myśli.
