Średnia rotacja pracowników związana z odejściami dobrowolnymi w Polsce wynosi 5,1% wg Raportu PwC Saratoga HC Benchmarking 2013. Oznacza to, że z firmy zatrudniającej 200 pracowników z własnej woli odchodzi rocznie 10 osób. Strata dobrego specjalisty lub managera jest bolesna dla firmy pod wieloma względami, ale jest sposób w jaki możemy skorzystać na tej sytuacji. Coraz bardziej popularne jest narzędzie jakim jest exit interview, czyli wywiad z odchodzącym pracownikiem.
Trzy główne zalety jakie niesie za sobą exit interview:
- Wnioski z rozmowy mogą zwrócić naszą uwagę na niedostrzeżone wcześniej problemy i ochronić nas przed kolejnymi odejściami wartościowych pracowników, co z kolei przekłada się na wymierne i niewymierne oszczędności.
- Szczere odpowiedzi – pracownik może otwarcie przedstawić swoje opinie, bez obawy o konsekwencje, co zwiększa przydatność informacji.
- Wzmacnia pozytywny wizerunek pracodawcy – do końca interesujemy się opinią pracownia, pokazujemy, że ważne jest jego zdanie oraz, że zależy nam na doskonaleniu organizacji.
Exit interview powinien być przeprowadzany przez pracownika działu personalnego lub inną osobę cieszącą się zaufaniem – nie powinien to być ostatni przełożony pracownika. Najlepszym terminem jest tu ostatni dzień obecności w pracy. Ważne jest aby na początku spotkania przedstawić cel rozmowy oraz poinformować co się stanie z odpowiedziami.
Prowadząc rozmowę istotna jest otwartość i pozytywne nastawienie oraz atmosfera zaufania wobec pracownika. Pytania powinny być zadawane płynnie – nie na zasadzie odpytywania. Rzadziej stosuje się metodę pisemną, kiedy pracownik samodzielnie wpisuje odpowiedzi na przygotowanym formularzu. Dobrym pomysłem jest też przekazanie ankiety badania satysfakcji, jaką forma stosuje w cyklicznych badaniach pracowników.
Pytania podstawowe – bezpośrednio związane z decyzją. Można je zadać już w momencie złożenia wypowiedzenia przez pracownika.
- Kiedy podjąłeś decyzję o zamiarze odejścia?
- Co miało największy wpływ na Twoją decyzję?
- Co mogłoby się wydarzyć co zatrzymałoby Cię w firmie?
- Czy zrobiłeś coś, żeby uzyskać to czego Ci brakowało u nas? Co to było?
- Co Twoim zadaniem powinniśmy zrobić, żeby uniknąć rezygnacji z pracy przez innych pracowników?
Pytania uzupełniające
- Co zapamiętasz najbardziej z pracy w naszej firmie?
- Co najbardziej lubiłeś w swojej w pracy?
- Co najmniej odpowiadało Ci w pracy?
- Czy miałeś jasno określone oczekiwania wobec Ciebie w pracy?
- Czy otrzymywałeś odpowiednią informację zwrotną o wynikach jeśli zrealizowałeś zadania?
- Czy miałeś zasoby i wsparcie niezbędne do wykonywania swojej pracy? Jeśli nie, to czego Ci brakowało?
- W jakim stopniu firma pomogła Ci w realizacji twojej ścieżki kariery?
- Jakie są twoje obserwacje na temat zarządzania w firmie?
- Czy są jakieś problemy z bezpieczeństwem pracy, których powinniśmy być świadomi?
- Czy poleciłbyś pracę w naszej firmie znajomym? Dlaczego tak/nie?
Jakie wnioski wyciągniemy z wywiadów to zależy od celu rozmowy zadanych pytań, przebiegu rozmowy i naszej chęci. Exit interview jest niewątpliwie przydatnym źródłem informacji o firmie i grzechem byłoby z niego nie skorzystać.
Kończąc dodam jeszcze słowa klasyka „Nie ważne jak zaczynasz, ale jak kończysz”.