Skończył się sezon urlopowy. FB pełen jest wspaniałych zdjęć z wakacji, ale mój kolega nie mógł iść na urlop, bo nie ma go kto zastąpić. Brzmi znajomo? A przecież zgodnie z kodeksem pracy:
- pracownikowi w ciągu roku w zależności od stażu pracy przysługuje 20 lub 26 dni urlopu;
- jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych;
- czas na wykorzystanie urlopu z danego roku mija 30 września następnego roku kalendarzowego.
Retoryczny Quiz
Jesteś kierownikiem. Potrzebujesz pilnie dane jakimi dysponuje tylko pracownik, który właśnie jest na urlopie, co robisz?
- Dzwonisz do tego pracownika i prosisz, aby wysłał dane do firmy.
- Blokujesz temat do czasu jego powrotu, mimo że wstrzyma to decyzje w firmie.
- Robisz pracę samodzielnie. W końcu jesteś szefem i wiesz jak wykonywać pracę za swoich ludzi.
- Nie martwisz się, bo pracownik ma przeszkolonych zastępców, którzy wiedzą co, gdzie i jak. Macie też dostęp do plików na jakich pracował nieobecny pracownik.
Jeśli nie wybrałeś „jedynej słusznej” odpowiedzi 4. to być może doprowadzasz do sytuacji, w której pracownik nie ma możliwości do rzeczywistego odpoczynku. Jeśli już się wyrwie na urlop, jego spokój jest zakłócany, co w efekcie prowadzi do ciągłego sprawdzania telefonu lub poczty. Oczywiście tydzień przed urlopem pracownik nadgania tematy na kolejny tydzień, a po powrocie nadrabia to czego nie wykonał wcześniej. A ty, spędzasz w pracy więcej czasu niż być chciał, piętrzą się zaległości bo twoja doba ma tylko 24 godziny. Dodatkowo, musisz się tłumaczyć z opóźnień lub gasić pożary.
Urlop jest planowany, ale sytuacja komplikuje się zdecydowanie bardziej kiedy nieobecność jest nagła, czasami bez możliwości kontaktu. Podczas rozmów rekrutacyjnych słyszałam niejednokrotnie od kandydatów z niewielkich firm, że jednym z powodów poszukiwania nowej pracy jest brak szansy na urlop u obecnego pracodawcy.
Nie ma mnie kto mnie zastąpić – odpowiadała księgowa p. Joanna – Żyję w ciągłym stresie, że jeśli coś mi wypadnie albo zachoruję i nie będę mogła chodzić do pracy, zostanę zwolniona. Przecież firma sobie beze mnie nie poradzi i to ja poniosę za odpowiedzialność.
Co więc zrobić? Jak?
Zacznij od opisu stanowiska. Przejrzyj zakres obowiązków pracownika i ustal jakie sprawy muszą się toczyć, niezależnie od jego nieobecności – to twój priorytet. Pamiętaj jednak o wszystkich zadaniach, niech one też mają plan B.
Wyznacz zastępców. Przejęcie 100% obowiązków nieobecnego pracownika i wykonywanie wszystkich swoich zadań jest niewykonalne. Wprowadź zastępstwa częściowe, polegające na podzieleniu zadań jednej osoby na dwie lub trzy inne.
Zastępcy – to nie stanowiska, dublujące osobę, którą zastępują. To osoby, które zajmują inne stanowiska, ale na wypadek nieobecności zastępowanego, potrafią wykonywać jego zadania.
Zadbaj o szkolenia. Zmobilizuj pracowników do wdrożenia współpracownika w wyznaczony do zastępstwa zakres obowiązków. Możesz również zastosować pracę rotacyjną – zamieniasz na jakiś czas pracowników na ich stanowiskach. Dzięki temu masz też większą elastyczność w tworzeniu grafików, planów urlopowych.
Standaryzuj realizowane zadania. Opracujcie check-listy, zasady, informacje, procedury. Na przykład, jeśli w twojej firmie tylko sekretarka nadaje przesyłki kurierskie, zadbaj o opracowanie informacji, co, gdzie, jak i z kim załatwić aby nadać przesyłkę również podczas jej nieobecności.
Zapewnij dostęp do plików pracownika
- Wprowadź konieczność pracy na dysku sieciowym, jeśli nie masz własnych serwerów skorzystaj z chmury
- Stwórz wspólną przestrzeń dla wszystkich pracowników – niech widzą to co mają widzieć. Jest to wydzielone miejsce na dysku sieciowym, do którego dostęp mają wszyscy zainteresowani tematem i uprawnieni do tej wiedzy.
- Zadbaj abyś jako przełożony miał dostęp do wszystkich służbowych plików twojego pracownika
Komunikacja
Jeśli zaczynasz wprowadzać zmiany spotkaj się z pracownikami, wytłumacz co robisz i dlaczego. Obejmij zmianami wszystkich pracowników. Nie doprowadzaj do sytuacji w której pracownik poczuje się zagrożony, że szykujesz się do jego zwolnienia.
Niech pozostali pracownicy wiedzą, kto kogo zastępuje. W każdym dziale powieś w widocznym miejscu listę z nazwiskami pracowników, osób, które ich zastępują oraz podstawowy zakres tego zastępstwa.
Jeśli stanowisko wymaga dobrych i długotrwałych relacji z osobami z zewnątrz, np. z klientami, dostawcami, warto aby jeszcze na etapie szkolenia, pracownik, którego obowiązki są częściowo przejmowane sam poinformował klientów o możliwym zastępcy.
Im mniejsza firma tym jest trudniej. Co zrobić kiedy jest to np. jedyny informatyk, księgowa, kadrowa etc.?
Poważnie przemyśl outsourcing, czyli całkowite zlecenie firmie z zewnątrz realizację usług. Zawierając odpowiednie umowy, ograniczasz ryzyko braku wsparcia i często zyskujesz dodatkowe oszczędności. Niezależnie jednak czy to twój pracownik czy firma zewnętrzna, wymagaj aktualizacji wszystkich dostępów (loginy i hasła) do aplikacji, programów, stron których właścicielem jest twoja firma.